Rutiner for konflikthåndtering
Generelt
Klubbens styre er ansvarlig for å håndtere konflikter blant sine medlemmer dersom disse ikke oppnår noen løsning seg mellom.
Denne rutinen beskriver håndtering av konflikter der det er to definerte parter. I mer kompliserte tilfeller med for eksempel flere parter, eller der konflikten omfatter grupper må det derfor utøves en stor grad av skjønn i tillegg til de prinsipper som står beskrevet i rutinen.
Den som er part i en konflikt, kan velge å la seg bistå av en person når som helst i forbindelse med en konflikt.
All saklig informasjon som kommer opp og som brukes aktivt gjennom håndtering av en konflikt skal være tilgjengelig for alle parter og den som skal håndtere konflikten.
Alle møter i forbindelse med en konflikt skal dokumenteres med underskrift av de deltakende parter.
| Aktiviteter | Ansvar |
1. Partene prøver å finne løsning seg imellom Om mulig skal den som opplever en konfliktsituasjon ta opp saken med den/dem det gjelder for evt. å løse misforståelser/uenighet/samarbeidsproblemer på laveste mulig nivå. Hvis det er hensiktsmessig, kan en velge å ta med en nøytral part. | Partene i konflikten
|
2. Melding om konflikt Dersom det ikke er mulig å få til en uformell løsning, tas forholdet opp med Klubbens Styre. Dersom Klubbens Styre er part i saken, kan saken tas opp med NHF Region Sør. | Partene i konflikten
|
3. Vurder behovet for inngripen Klubbens Styre vurderer behovet for inngripen. Dette kan skje allerede under møtet der forholdet blir tatt opp. Klubbens Styre kan velge å trekke inn NHF Region Sør. Dersom leder vurderer at behovet for inngrep ikke er til stede, skal den/de som har tatt opp saken informeres om dette og de vurderinger som er gjort. | Klubbens styre |
4. Iverksetting av konflikthåndtering Dersom det er behov for inngripen skal det iverksettes konflikthåndtering snarest etter at forholdet er blitt gjort kjent og senest innen to uker. | Klubbens styre |
5. Kartlegg konflikten Klubbens Styre kartlegger hvilket nivå konflikten ligger på, hva konflikten handler om og hvem konflikten omfattes/berører. Dette gjøres gjennom observasjon av partene, samtaler med partene hver for seg (husk å dokumentere samtalene). I enkelte tilfeller kan det også være hensiktsmessig å innhente uttalelse fra medlemmer som befinner seg i tett tilknytning til de som er i konflikt. Konflikter kan deles inn i tre nivåer; lavt konfliktnivå, middels konfliktnivå og høyt konfliktnivå. | Klubbens styre |
6. Velg håndteringsstrategi Klubbens Styre planlegger den videre håndtering av saken. Dersom det viser seg Styret eller en av Styrets medlemmer har en rolle i konflikten kan ansvaret for den videre håndteringen flyttes opp til Norges Håndballforbund Region Sør. Strategi for den videre håndteringen må velges med utgangspunkt i hvilket nivå konflikten ligger på.
| Klubbens styre |
7. Gjennomføring På grunnlag av de avholdte møter settes det opp forslag til løsning i form av en skriftlig avtale som skal undertegnes av begge parter. I tilfeller der det har vært et lavt konfliktnivå kan konflikten ha blitt fullstendig løst gjennom samtalene. I disse tilfeller trenger det ikke være behov for å sette opp en egen avtale. I mer alvorlige konflikter der det ikke oppnås noen enighet, kan Klubbens Styre benytte sin styringsrett og innføre spilleregler for hvordan konfliktpartene skal forholde seg til hverandre. I svært alvorlige konflikter hvor en mislykkes i å dempe konflikten og/eller ikke finner noen løsning, kan det være aktuelt å be om ekstern bistand. | Klubbens styre |
8. Oppfølging Klubbens Styre følger opp tiltakene ved å påse at tiltakene fungerer og at partene overholder avtalen. | Klubbens styre |
9. Evaluering/Avslutning Klubbens Styre følger opp partene i ettertid for å evaluere om tiltakene har fungert. Diskuter hvorfor det ble en konflikt. Hva kan eventuelt gjøres for at det ikke skal skje igjen? Dersom avtalen er fulgt opp av partene og partene ikke lenger anser situasjonen som problematisk, skal saksdokumentasjonen slettes. | Klubbens styre |
10. Anonymisert evaluering Anonymisert evaluering av skal lagres hos styret som dokumentasjon for videre styrearbeid. | Klubbens styre |
